Sabtu, 15 November 2008

BAB III ANALISIS SYSTEM

ANALISIS SISTEM

A. Analisis Sistem yang sedang Berjalan

Analisa merupakan suatu kegiatan yang bertujuan mempelajari serta mengevaluasi bentuk permasalahan yang ada pada sistem. Dalam analisa sistem akan ditemukan masalah yang mungkin mempengaruhi sistem. Agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya, perlu dilakukan analisis kinerja sistem yang bertujuan untuk pengembangan sistem.

Sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk yang selama ini digunakan pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang telah memanfaatkan media komputer, namun pemanfaatannya belum optimal dan hanya digunakan untuk pengetikan surat dan pembuatan laporan-laporan tentang penyaluran pupuk. Kondisi ini mencerminkan tidak tersedianya suatu sistem yang dapat melakukan pengaksesan data atau pengolahan data persediaan dan penyaluran pupuk sehingga mengakibatkan sulitnya melakukan perencanaan untuk penyaluran, order pupuk dari kantor pusat dan pengendalian persediaan pupuk.

Dalam aliran sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang ini dilakukan oleh enam bagian yaitu konsumen, bagian administrasi kantor pusat, bagian pemasaran, bagian administrasi, bagian gudang dan direktur. Adapun prosedur aliran sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang yang sedang berjalan adalah :

1. Konsumen melakukan pemesanan pupuk kepada bagian pemasaran.

2. Bagian pemasaran membuat dua rangkap delivery order (DO) atas pesanan pupuk dari konsumen. Satu rangkap delivery order (DO) diarsipkan dan satu rangkap lagi diberikan kepada bagian administrasi.

3. Bagian administrasi mencatat delivery order (DO) pesanan pupuk sekaligus membuatkan satu rangkap surat pengeluran pupuk yang akan diberikan kepada bagian gudang.

4. Bagian gudang menerima surat pengeluaran pupuk sekaligus memeriksa stok pupuk digudang, bila stok tidak ada maka bagian gudang membuat dua rangkap daftar stok pupuk tidak ada. Satu rangkap daftar stok pupuk yang tidak ada diarsipkan dan satu rangkap lagi diberikan ke bagain administrasi. Bila stok pupuk ada maka langsung ke point 10.

5. Bagian administrasi menerima satu rangkap laporan stok pupuk yang tidak ada dari bagian gudang dan dijadikan data untuk memproses surat pemesanan pupuk ke bagian administrasi kantor pusat. Surat tersebut dibuat dua rangkap dan diberikan kepada direktur untuk ditandatangani.

6. Direktur menandatangani surat pemesanan pupuk dan memberikan kembali surat tersebut kepada bagian administrasi.

7. Bagian administrasi mengirim satu rangkap surat pemesanan pupuk ke bagian administrasi kantor pusat sedangkan satu rangkap surat tersebut diarsipkan.

8. Bagian administrasi kantor pusat memenuhi permintaan pemesanan pupuk dari Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang dan membuatkan tiga rangkap bukti pemesanan pupuk. Satu rangkap bukti pemesanan pupuk diarsipkan dan dua rangkap lagi dikirim ke Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang beserta pupuk.

9. Bagian administrasi menerima dua rangkap bukti pemesanan pupuk dari bagian administrasi kantor pusat, dimana satu rangkap bukti tersebut diarsipkan sedangkan satu rangkap lagi diserahkan kepada bagian gudang beserta pupuk yang dipesan.

10. Bagian gudang membuatkan bukti pemesanan pupuk dari gudang sebanyak tiga rangkap. Satu rangkap bukti pemesanan pupuk dari gudang diarsipkan oleh bagian gudang dan dua rangkap lagi beserta pupuk yang dipesan diberikan ke administrasi untuk diproses lebih lanjut.

11. Bagian administrasi menerima dua rangkap bukti pemesanan pupuk dari gudang, dimana satu rangkap bukti pemesanan beserta pupuk yang dipesan diberikan ke konsumen, dan satu rangkap lagi diproses untuk pembuatan laporan. Laporan ini dibuat sebanyak tiga rangkap, kemudian diserahkan kepada direktur untuk disetujui.

12. Direktur menyetujui semua laporan dan mengarsipkan satu rangkap laporan kemudian memberikan dua rangkap laporan kepada administrasi.

13. Bagian administrasi mengarsipkan satu rangkap laporan dan memberikan satu rangkap laporan ke bagian gudang untuk diarsipkan pula.

Untuk lebih jelasnya, aliran sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk yang sedang berjalan pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang dapat dilihat pada gambar 3.1. berikut ini.

Sumber : Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang

Gambar 3.1. Aliran Sistem Informasi yang sedang Berjalan

Dari sistem informasi tersebut dapat dilihat beberapa kelemahan dari sistem yang lama ini antara lain :

  1. Sulitnya menentukan informasi persediaan pupuk maupun yang siap dipasarkan atau yang sudah dipasarkan.
  2. Informasi yang diperoleh umumnya membutuhkan waktu yang cukup lama karena pengolahan datanya masih melibatkan unsur tenaga manusia.

B. Analisis Sistem yang Diusulkan

Rancangan sistem baru dapat dilakukan setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan. Sistem baru yang dirancang ini merupakan perubahan dari sistem informasi yang selama ini diterapkan dengan dibantu oleh sebuah aplikasi bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun sasaran yang ingin dicapai pada rancangan sistem baru ini adalah :

  1. Diharapkan pemanfaatan sarana komputer dapat dilakukan secara optimal sesuai dengan kebutuhan dari pemakai sistem untuk mengahsilkan informasi berupa laporan data penyaluran, pemesanan serta persediaan pupuk, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  2. Membantu pihak perusahaan dalam proses pengolahan data dan pembuatan laporan sehingga pengendalian persediaan pupuk dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan waktu yang diharapkan.

Pada aliran sistem yang baru ini perubahan-perubahan yang dilakukan tidak begitu banyak. Perubahan tersebut adalah dalam sistem pembuatan laporan dan informasi serta sistem penyimpanan data. Pada aliran sistem informasi yang baru ini pengolahan data dilakukaan dengan memanfaatkan komputer sebagai media pemrosesam data melalui aplikasi pemrograman. Dari sistem pengolahan data yang baru ini akan mempermudah proses pengendalian persediaan dan penyaluran pupuk.

Adapun prosedur aliran sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang yang diusulkan adalah :

Konsumen melakukan pemesanan pupuk kepada bagian pemasaran.

Bagian pemasaran membuat dua rangkap delivery order (DO) atas pesanan pupuk dari konsumen. Satu rangkap delivery order (DO) diarsipkan dan satu rangkap lagi diberikan kepada bagian administrasi.

Bagian administrasi melakukan pengecekan delivery order (DO) pesanan pupuk menggunakan program aplikasi yang dirancang, bila stok tidak ada maka dibuat dua rangkap pemesanan pupuk ke bagian administrasi kantor pusat, sedangkan bila stok ada, langsung ke point 9.

Surat pemesanan pupuk ke bagian administrasi kantor pusat dibuat dua rangkap dan diberikan kepada direktur untuk ditandatangani.

Direktur menandatangani surat pemesanan pupuk dan memberikan kembali surat tersebut kepada bagian administrasi.

Bagian administrasi mengirim satu rangkap surat pemesanan pupuk ke bagian administrasi kantor pusat dan satu rangkap diarsipkan.

Bagian administrasi kantor pusat memenuhi permintaan pemesanan pupuk dari Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang dan membuatkan tiga rangkap bukti pemesanan pupuk. Satu rangkap bukti pemesanan pupuk diarsipkan dan dua rangkap lagi dikirim beserta pupuk yang dipemesanan ke Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang.

Bagian administrasi menerima dua rangkap bukti pemesanan pupuk dari bagian administrasi kantor pusat, dimana satu rangkap bukti tersebut diarsipkan sedangkan satu rangkap lagi diserahkan kepada bagian gudang beserta pupuk yang dipesan.

Bagian gudang menerima pupuk yang dipesan sekaligus membuatkan surat penyaluran pupuk dari gudang sebanyak tiga rangkap. Satu rangkap surat penyaluran pupuk dari gudang diarsipkan oleh bagian gudang dan dua rangkap lagi beserta pupuk yang dipesan diberikan ke administrasi untuk diproses lebih lanjut.

Bagian administrasi menerima dua rangkap surat penyaluran pupuk dari gudang, dimana satu rangkap surat penyaluran beserta pupuk yang dipesan diberikan ke konsumen, dan satu rangkap lagi diproses untuk pembuatan laporan.

Laporan yang dihasilkan adalah laporan data pupuk, laporan data konsumen, laporan penerimaan pupuk, laporan penyaluran pupuk per hari, laporan penyaluran pupuk per bulan dan laporan persediaan akhir pupuk. Semua laporan ini dibuat sebanyak tiga rangkap, kemudian diserahkan kepada direktur untuk disetujui.

Direktur menyetujui semua laporan dan mengarsipkan satu rangkap laporan kemudian memberikan dua rangkap laporan kepada administrasi.

Bagian administrasi mengarsipkan satu rangkap laporan dan memberikan satu rangkap laporan ke bagian gudang untuk diarsipkan pula.

Aliran sistem informasi pengolahan data penyaluran pupuk pada Bagian Pemasaran PT. Pusri Sriwijaya Padang yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3.2. berikut ini.

Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi yang Diusulkan

1 komentar:

Ucok_do mengatakan...

aq butuh bantuan anda ttg skiripsi ne, kebetulan judul aq jg ini, pake vb jg..
aq msh baba 3 skrng, butuh bantuan bgt ne.. please..
by ucok
081361619895

tlng sms saya, biar saya hubungi balik.. makasi bnyak!!